Alt indkøb kommer med en pris. Lige nu kan omkring 9000 kommunale medarbejder på tværs af 11 kommuner se frem til, at får en skræddersyet løsning af to ERP-systemer til henholdsvis økonomi og løn- og personale.
Det skulle ifølge den fælleskommunale indkøbsforening DIGIT give bedre og mere effektive systemer, at arbejde i, men systemerne kommer som sagt med en pris.
OPS-Indsigt har tidligere skrevet om, at KMD som den eneste tilbudsgiver på de store systemer vandt udbuddet med en pris 0.5 milliarder kroner over, den vurdering DIGIT havde forventet. Det fremgår af dokumenter fra EU-Supply, som vi har indsigt i.
Da vi henvender os til ledelsen for DIGIT, for at afklare hvad der tilsyneladende er grunden til, at en fælles kommunal indkøbsenhed, der netop ved at gå sammen skal gøre det muligt for kommunerne i højere grad at stille krav til leverandøren, er endt med at skyde så meget ved siden af prisen, bliver vi sendt lidt rundt i systemet.
DIGIT har nemlig rokeret i sin ledelse, og det fremgår ikke helt tydeligt af hjemmesiden, hvem der egentlig står for den daglige ledelse. Med udgangspunkt i årsberetningen for 2022 sendes vi derfor lidt rundt mellem kommunerne, indtil vi havner i Slagelse Kommune hos chef for økonomi og digitalisering, Kirsten V Jensen.
Hun er en del af DIGITs fælles direktion og erkender i en mail, at de kommunale forventninger til pris var sat lavt.
”Vi havde sat prisen lidt lavt for at få et godt tilbud – vi var beredt på, at det kunne blive dyrere. Vi mener, vores udbudspris var fornuftig, men det er jo markedet, der bestemmer, og vi har måtte konstatere, at det er på dette niveau, markedet befinder sig på nuværende tidspunkt,” oplyser hun bl.a. til OPS-Indsigt.KMD vandt med en lottopris
Det kunne altså tyde på, at DIGIT af taktiske grunde havde sat prisen lavt, for at få en god pris, men at resultatet var det stik modsatte.
I branchen vil dem vi taler med ikke udtale sig til citat, men i runde termer lyder vurderingen fra flere sider, at DIGIT ved sin ultralave prisforventninger på 360 millioner kroner for to stor systemer skubbede seriøse tilbudsgivere væk. Man gad ganske enkelt ikke at bruge tid på et sådant udbud.
”De står nu tilbage med én tilbudsgiver og en pris, der ligner en markeringspris,” lyder det.
Oversat betyder det, at KMD potentielt har sendt en dobbelt så høj såkaldt ”nej-tak-til-samarbejdet-pris”, der blot sender et signal om, at virksomheden fortsat er i markedet. ”Men ved et lykketræf, som i lotto bliver de eneste tilbudsgivere,” lyder kommentaren.
Værdien ligger andre steder end kun i prisen
Men har man overvejet at annullere udbuddet, nu da prisen var så høj og der kun var en tilbudsgiver?
”Vi er kommet frem til, at vi ikke vil få det billigere ved at annullere udbuddet og udbyde det igen,” siger Kirsten V Jensen.
Hos DIGIT mener Kirsten V. Jensen, at man har gjort sig umage med bl.a. at tage en markedsdialog, da man startede udbuddet, ”netop fordi vi ønskede at få en god konkurrence på et marked, hvor der rigtig nok ikke er ret mange leverandører,” siger hun. Og fortsætter, ”men det er jo markedet, der bestemmer, og vi har måtte konstatere, at det er på dette niveau, markedet befinder sig på nuværende tidspunkt.”
Men har DIGIT opfyldt sit formål om bl.a. konkurrence, når den ved sådan en stor kontrakt kun kan få et tilbud?
”Vi må jo forholde os til realiteterne, som er, at der er en meget lille håndfuld leverandører, der kan drive løn og økonomisystemer i landets kommuner. Vi mener dog også, at værdien ligger mange andre steder end kun i udbudsprisen,” siger Kirsten V Jensen.
Hun peger blandt andet på, at når 11 kommuner går sammen kan man lære af hinanden på tværs af kommunerne i arbejdet med det nye system, ”og de medarbejdere, der måtte ønske at skifte job fra en kommune til en anden, vil kunne tage deres kompetencer med sig i deres nye stilling,” lyder det.
Pressemeddelelse nævner ikke merprisen
Parallelt med at vi på OPS-Indsigt får svar på vores spørgsmål hos DIGIT, udsender Køge Kommune pludselig en pressemeddelelse under overskriften ”Kommunale samarbejder om digitalisering giver gevinst på flere fronter.”
Pressemeddelelsen er interessant, fordi Køge Kommune er medlem af DIGIT og deres økonomidirektør har været formand for den styregruppe der står bag det udbud KMD har vundet.
Her nævner man slet ikke, at den nye kontrakt med KMD kommer til at koste en halv milliard mere for medlemskommunerne i DIGIT end forventet.
”Havde hver kommune stået for sig og lavet hvert sit udbud, ville resultatet for den enkelte kommune være dårligere end det, vi kan skabe sammen. Når kommunerne samler sig om opgaven, bidrager det til større kvalitet og i sidste ende større arbejdstilfredshed for den enkelte medarbejder, der arbejder i systemet”, siger økonomidirektør Lene Østergaard Lunde.
I pressemeddelelsen skriver man desuden, at medlemskommunerne tidligere har haft erfaringer med fællesudbud, hvor kommunerne sparede igennem samarbejdet. ”Den kommune, der sparede mest i sidste udbud, reducerede omkostningerne til økonomi- og personaleadministration med op mod 6 millioner kroner om året,” skriver man.
Fakta om samarbejdet
De 11 kommuner i DIGIT består af Greve Kommune, Guldborgsund Kommune, Holbæk Kommune, Kalundborg Kommune, Køge Kommune, Lejre Kommune, Næstved Kommune, Ringsted Kommune, Roskilde Kommune, Slagelse Kommune og Vordingborg Kommune.