Hvert år ruller der ca. 15 milliarder kroner igennem Region Sjællands Indkøbs- og Økonomisystem, når regionens 3500 brugere håndterer faktureringer. Det gør systemet til en central nerve i hele styringen af regionen. Udfordringen er bare, at man for flere år siden konstaterede at det gamle system (Oracles e-business suite) nærmede sig pensionsalderen med hastige skridt.
Det er derfor ganske interessant, hvad regionen har fået ud af godt to års arbejde med at gennemfører et udbud af et så centralt system.
Helt konkret har man fundet en vinder af et udbud, hvor man kun har vægtet prisparameteret 30 procent, imens parameteret om kvalitet vægtede 70 procent. Alligevel er prisen for det nye samarbejde blevet et godt stykke over 300 pct dyrere end man først forudså, fremgår det af en artikel i DigiTech.
Foretog ingen markedsresearch
Oprindeligt vurderede man i regionen, at der skulle bruges 12 millioner kroner på det nye system, men den pris er nu vokset til 56,5 millioner kroner. Det store spring har Region Sjællands økonomidirektør Karsten Ole Knudsen i efteråret forklaret med, at regionen ganske enkelt ikke havde det fulde overblik over projektets omfang, da man startede det op.
”Projektet er blevet dyrere, men det svarer lidt til at sige, at man i starten ville købe et æble, og så finder man ud af, at man hellere vil have en mango. Vi er blevet klogere på, hvad vi ønsker at få, og i det udbud, vi har lavet, har vi lavet en præcis kravspecifikation for, hvad vi vil have. Vi får noget helt andet, end det vi havde på det gamle system,” sagde Karsten Ole Knudsen til DigiTech.
Det fremgår videre af artiklen, at man til at begynde med havde baseret forarbejdet til det her centrale udbud på nogle skøn uden en reel markedsresearch. Det undervurderede regionen erkender direktøren
”Vi tog udgangspunkt i vores normale budgetter og regnede med, at det kunne rummes inden for det,” lyder det fra økonomidirektøren.
Det gik altså ikke, hvilke blandt andet begrundes med, at man undervejs ønskede nye funktionaliteter og ville give den kommende leverandør flere opgaver.
Nuværende leverandør vinder opgaven
Men udgifterne til det nye system stopper ikke med de over 300 pct. i stigning fremgår det.
Som alle systemer skal de naturligvis driftes, så de næste syv år (kontraktens løbetid) skal der afholdes udgifter til bl.a. support og udvikling, så den samlede sum stiger med godt og vel det dobbelte af de 56 millioner kroner eller små 130 millioner kroner fremgår det af EU’s udbudsportal.
Det er IBM, der i dag også er supportleverandør på regionens nuværende system på området, som har vundet udbuddet med det nye økonomi- og indkøbssystem til Region Sjælland og It-virksomheden vandt kontrakten foran Deloitte og Miracle, oplyser regionen til DigiTech.
