Danmarks Fængsler gør nu et tredje forsøg på at afløse det mere end 25 år gamle Klientsystem, som bruges til behandlingen af oplysninger og sager om sigtede og dømte.
“Vi har nået en vigtig milepæl i Danmarks Fængsler, hvor vi har fundet vores samarbejdspartner til vores nye klientsystem,” skriver Søren Ahrensberg, der er direktør for it og digitalisering i et opslag på LinkedIn.
Når det kaldes en milepæl, at Netcompany har vundet udbuddet om den nye klientløsning, der har fået navnet ASTRA – en forkortelse for administrativ straffuldbyrdelse, handler det om mange års tilløb. – Det vender vi tilbage til.
Kontrakten omfatter udvikling, konfiguration, support og vedligeholdelse og har ifølge Netcompany en værdi på 148 mio. kr. over seks år. Aftalen kan forlænges to gange med hver to år og kan dermed komme til at løbe i op til ti år.
Men kontrakten er kulminationen på et usædvanligt langvarigt og problemfyldt moderniseringsforløb. Danmarks Fængsler – tidligere Kriminalforsorgen – har siden 2017 arbejdet med forskellige modeller for at erstatte det teknologisk forældede Klientsystem.
To tidligere projekter er blevet opgivet undervejs.
Første forsøg byggede på en udenlandsk standardløsning
Det første projekt hed OMS – Offender Management System.
Kriminalforsorgen ville anskaffe et udenlandsk standardsystem, som allerede var udviklet til sagsbehandling i fængselsvæsener. Tanken var, at myndighedens arbejdsgange så vidt muligt skulle tilpasses standardsystemet frem for omvendt.
Statens It-projektråd vurderede i 2017 ifølge et notat projektet til at have normal risiko, men fremhævede blandt andet behovet for organisatoriske forandringer, en grundig undersøgelse af leverandøren og tilstrækkelige interne ressourcer.
Kriminalforsorgen gennemførte markedsdialoger og indledte et udbud med forhandling. Projektet blev imidlertid lukket i 2019, før anskaffelsen blev gennemført.
Ifølge Kriminalforsorgens senere redegørelse skyldtes beslutningen primært manglende succesfulde erfaringer fra andre europæiske fængselsmyndigheder med implementering af den type standardsystem.
NyX blev udviklet agilt
Efter lukningen af OMS skiftede Kriminalforsorgen strategi.
I 2019 blev NyX etableret som et pilotprojekt, hvor myndigheden i stedet ville udvikle en ny løsning trinvist og agilt. Projektet fortsatte i 2020 med indkøb af leverandørressourcer og egentlige udviklingsaktiviteter.
Men projektet var gået ind i gennemførelsesfasen, uden at det rettidigt var blevet forelagt for Statens It-råd og Folketingets Finansudvalg.
De samlede projektudgifter blev på det tidspunkt estimeret til omkring 200 mio. kr. Kriminalforsorgen havde i 2021 foretaget dispositioner for cirka 71 mio. kr. eksklusive renter. Heraf var omkring 25 mio. kr. afholdt i perioden 2019-2021, mens cirka 46 mio. kr. skulle afskrives i de følgende år.
En intern gennemgang viste desuden, at der var brugt penge på funktionalitet, som ikke indgik i leveranceplanen for det refokuserede projekt. De færdigudviklede funktioner blev dog taget i brug.
NyX blev sat i bero i 2021 og sendt gennem en ekstern gennemgang. Kriminalforsorgen forsøgte efterfølgende at etablere et nyt projektgrundlag under navnet NyX 2.0, men også dette forløb blev opgivet. Finansudvalget blev i 2023 orienteret om den tekniske nedlukning af projektet.
Tilbage til et tilpasset standardprodukt
Med ASTRA vender Danmarks Fængsler tilbage til en standardbaseret model.
Myndigheden oplyser, at den køber et standardprodukt, som skal tilpasses organisationens behov i tæt samarbejde med Netcompany. Anskaffelsen er gennemført som et udbud med forhandling.
Dermed kombinerer det tredje forsøg elementer fra de to tidligere strategier: Et eksisterende produkt skal danne udgangspunkt, men udvikling og tilpasning skal ske i et tæt samarbejde mellem myndigheden og leverandøren.
ASTRA skal integreres med andre systemer hos Danmarks Fængsler. Selve driften skal fortsat ligge i myndighedens egne datacentre, selv om Netcompany skal stå for support og vedligeholdelse.
Netcompany fremhæver i en pressemeddelelse virksomhedens erfaringer fra andre dele af straffesagskæden.
“Netcompany kender straffesagskæden fra vores samarbejde med blandt andre Rigspolitiet, Civilstyrelsen og Domstolsstyrelsen, og den erfaring bringer vi direkte i spil med den nye klientløsning til Danmarks Fængsler,” siger Thomas Koefoed, partner i Netcompany og fortsætter:
“Det giver os et stærkt afsæt for at levere en robust og fremtidssikret løsning, der understøtter en samfundskritisk opgave.”
Det gamle system fortsætter indtil videre
Det eksisterende Klientsystem blev indført omkring årtusindskiftet. Allerede i 2017 beskrev Kriminalforsorgen systemets teknologiske gæld som en begrundelse for, at det skulle udskiftes.
Myndigheden forventede i 2021, at NyX kunne sættes i drift ved udgangen af 2023. I stedet blev projektet lukket, og det gamle system måtte fortsætte.
Danmarks Fængsler har endnu ikke offentligt oplyst, hvornår ASTRA skal være fuldt idriftsat, eller hvornår Klientsystemet endeligt kan lukkes. Det fremgår heller ikke, om dele af den funktionalitet, der blev udviklet i NyX, skal genbruges eller erstattes.
Netcompany-kontrakten markerer således en vigtig milepæl, men ikke afslutningen på moderniseringen. Det afgørende bliver nu, om tredje forsøg kan føre det nye kernesystem sikkert fra kontrakt til drift.
