Hvor sygeplejersker tidligere sad med bunker af leverandørfakturaer, er det nu en robot, der tager sig af arbejdet på Sygehus Sønderjylland.
Hvert år har oversygeplejerske Helle Jacobsen skullet igennem tusindvis af regninger for diabetesudstyr – en opgave, der hverken var klinisk eller værdiskabende.
“Jeg har haft til opgave at tjekke og betale over 1000 leverandørregninger hvert eneste kvartal. Det har været en manuel arbejdsgang, der har været rigtig træls, og som jeg har brugt mange timer på gennem årene,” siger hun ifølge en pressemeddelelse.
Hun har nemlig som oversygeplejerske ved Ambulatorium for Diabetes og Hormonsygdomme ansvar for, at de mange diabetespatienter i Sønderjylland får deres forbrug af diabetesudstyr dækket af Region Syddanmark. Det er for eksempel insulinpumper og sensorer, der skal fornys hver tredje måned.
Men den opgave er nu i vidt omfang automatiseret.
Frigiver flere måneders arbejde
I samarbejde med regionens økonomifunktion har hospitalet udviklet en fakturarobot, der kan genkende godkendte leverandører, varer og patienter – og dermed automatisk godkende og betale fakturaerne.
“Vi har udviklet en fakturarobot, der både kan tjekke, godkende og betale de tusindvis af regninger fra vores leverandører af diabetesudstyr,” siger projektleder og chefkonsulent Søren Kongsted
Robotten har været i drift i omkring et år – og gevinsten er til at måle.
“Vores vurdering er, at den sammenlagt frigiver dét, der svarer til to måneders årligt arbejde for vores medarbejdere,” siger han
For klinikken betyder det et konkret skifte i opgaveløsningen: fra administration til patientfokus.
“Nu kan jeg bruge den frigjorte tid til gavn for patienterne i stedet,” siger Helle Jacobsen
Fra manuel kontrol til undtagelseshåndtering
Før robotten blev taget i brug, skulle hver enkelt faktura gennemgås manuelt. I dag er det kun de få, der falder uden for de definerede kriterier, der kræver menneskelig indgriben.
Robotten fungerer som en klassisk RPA-løsning, hvor digitale arbejdsgange automatiseres på tværs af systemer og data.
Det ændrer ikke bare arbejdsgangen – men også rollefordelingen mellem klinik og administration.
Kan brede sig til hele regionen
Erfaringerne fra Sønderjylland vækker nu interesse i resten af regionen.
“Vi arbejder på at få den udbredt til alle sygehusene i regionen. Det vil sikre, at alle diabetespatienters brug af udstyr bliver administreret på samme effektive måde,” siger specialkonsulent Thea Kingo fra Steno Diabetes Center Odense
Dermed peger løsningen ind i en bredere digital dagsorden: standardisering af administrative processer – og et potentielt nyt snit i samarbejdet mellem klinik, indkøb og leverandører.
For mens robotten i første omgang “bare” tjekker fakturaer, ligger perspektivet i, at den i praksis bliver gatekeeper mellem hospital og leverandør.
Og netop dér begynder digitalisering at ligne styring.
