Offentlige udbud er komplekse af natur. Men ifølge udbudskonsulent Tine Cederstrand Møller er det sjældent kompleksiteten i sig selv, der er problemet – det er måden, vi kommunikerer på.
“Vi taler utrolig meget om jura og faglighed, og utroligt lidt om kommunikationsdelen, som er selve fundamentet for, om modtageren forstår os,” fortæller Tine Cederstrand, da OPS-Indsigt opsøger hende for at få uddybet et par pointer omkring hendes bog: “Skriv så det kan høres.”
En let tilgængelig bog om at skrive udbud, der faktisk kan læses og forstås – med konkrete råd til bedre tekster og stærkere samarbejde mellem kunde og leverandør, skriver anmelderen.
Læs også: Juristeri og dårlige tekster ødelægger det gode udbud
En kultur præget af jura og frygt
Et gennemgående problem er, at juraen ofte kommer til at dominere i udbud– og det påvirker både sproget og samarbejdet mener Tine Cederstrand.
“Jeg oplever det der, hvor juristerne får lov til at skrive udbudsmaterialet, der kommer der en afstand ind i teksten mellem afsenderne og modtagerne.”
Hun peger på, at nulfejlskulturen slår kraftigt igennem på området i en sådan grad, at det dræner dynamikken.
“Jeg oplever, at der er ganske mange på indkøbsområdet, der er så bekymrede for at lave fejl, fordi de oplever at jurister lukker enhver diskussion med henvisning til Kammeradvokaten,” siger Tine Cederstrand.
Resultatet er tekster, der er svære at forstå – og en proces, hvor man bliver mere optaget af at undgå fejl end af at skabe værdi.
Når leverandører begynder at gætte
Den uklare kommunikation fører til et andet problem: gætteri.
“Tilbudsgiverne sidder i høj grad og gætter, når de dykker ned i udbudsmaterialet – hvad er det, de mener? – er et spørgsmål jeg ofte møder,” fortæller Tine Cederstrand.
Hun oplever, at mange tilbudsgivere i stedet for at stille spørgsmål til udbyder, fordi man er så bekymrede for at konkurrenterne skal aflæse, hvad man tænker, så har man i stedet en strategi, hvor man tænker: “Vi kommer foran, hvis vi gætter og det er virkeligt farligt, når udbudsmaterialet i forvejen er så uklart,” siger Tine Cederstrand.
Ifølge hende burde flere turde stille spørgsmål i stedet for at gætte – også selvom det føles strategisk svært.
Fra ‘dem og os’ til fælles mål
En central pointe i hendes arbejde er behovet for et opgør med modsætningen mellem udbyder og tilbudsgiver.
“Vi bliver simpelthen ikke bedre stillet af at se hinanden som to parter, der er fjendtlige over for hinanden.”
Hun argumenterer for, at udbud i højere grad bør ses som et fælles projekt – hvor alle parter har interesse i et godt resultat.
“Udbyderne bør i virkeligheden have en vinderstrategi, for at “vinde” en rigtig god leverandør. På den led er der større chance for, at alle vinder,” siger Tine Cederstrand.
God skrivning er ikke et enmandsjob
Hun ser både udarbejdelsen af udbudsmateriale og tilbudsgivningen som et teamwork, selvo mange tilbudskonsulenter kan opleve at de står helt alene.
“Langt de fleste tilbud bliver jo ikke til ved én person – det er en gruppeøvelse, men det er ikke altid man får det organiseret som sådan og så kan materialet ofte fremstå abrupt, når forskellige afdelinger har bidraget med deres input i deres egen stil og forventninger til opgaven.”
Det betyder, at organisationen og ledelsen spiller en afgørende rolle for både det gode udbud og vindertilbuddet.
“Der er en masse gevinster for ledelsen, hvis man anskuer det her som et projekt i stedet for bare en opgave, hvor man stykker materialet sammen med input fra virksomhedens forskellige afdelinger,” lyder det fra Tine Cederstrand.
Uden tid, kompetencer og fælles retning risikerer materialet at blive usammenhængende.
Det er simpelt – men ikke nemt
Selve skriveværktøjerne er ikke komplicerede, understreger Tine Cederstrand.
“Det er ikke svært at sætte flere punktummer eller skrive kortere sætninger – værktøjerne er nemme. Udfordringen ligger i at gøre det konsekvent – og i fællesskab,” lyder det.
Selvom hendes bog giver konkrete værktøjer, er hun også realistisk omkring effekten. “Du kan jo ikke kun læse bogen – du skal også gøre noget selv og sætte strøm til processerne,” slutter Tine Cederstrand.
