Bag de 190 medarbejdere, der til daglig driver de mange rammeaftaler under Staten og Kommunernes Indkøbsservices (SKI), gemmer sig en særlig enhed: analyseenheden.
Den rager ikke op og gør et særligt væsen af sig, da OPS-Indsigt bliver vist rundt i SKI`s lokaler i Valby, men det er her, data om kommunernes indkøb bliver behandlet, renset og sammenlignet, så den enkelte kommune fx. kan se, hvor den ligger i forhold til andre.
”SKI’s formål er at skabe økonomisk råderum og bæredygtige indkøbsløsninger sammen med den offentlige sektor”, fortæller SKI’s direktør, Signe Lynggaard Madsen, da vi spørger ind til analyseenheden.
Denne datamotor er interessant, for omsætningen på SKI’s aftaler har en opadgående linje og endte i 2024 på knap 16 mia. kr. Det er omkring 1,7 mia. kr. mere end i 2023, fremgår det af årsrapporten.
Man kan samtidig læse sig til, at aftalerne bibringer til et øget økonomisk råderum i den offentlige sektor. Råderumsbidraget er opgjort til 3,9 mia. kr. i 2024, hvilket er en stigning på mere end 400 mio. kr. i forhold til 2023.
Fra rå data til indkøbsprofil
Men hvordan er det egentlig, at denne datamotor arbejder?
“Vi bruger data til at udvikle SKI’s aftaler, så de rammer indkøbsbehovet med et dækkende sortiment og vi kan lave ret præcise benchmark, når nye aftaler træder i kraft” forklarer Signe Lynggaard Madsen.
Lige så vigtigt er det dog, at SKI bruger de her data til at identificere forskelle og potentialer for den offentlige sektor på en lang række indkøbsområder, som er udover SKI’s virke, gennem sammenligninger af data på en lang række parametre.
Hvad er det for data SKI`s analyseenhed arbejder med?
“Vi modtager de rå, ubehandlede data direkte fra kommunerne, hvilket giver et ensartet og sammenligneligt grundlag for analyserne, og det kan også give kommunerne mulighed for at se effekterne af deres indsatser,” fortæller Signe Lynggaard Madsen.
På den baggrund udarbejder SKI analyser, der giver kommunerne viden om deres indkøb – fra prisniveauer og rabatudnyttelse til bæredygtighed, compliance og e-handel.
Dermed får kommunerne en detaljeret indkøbsprofil, som kan bruges til at styre i retning af de lokalpolitiske mål, som kan være alt fra rabatudnyttelse til grønne indkøb.
Identifikation af indsatsområder
“Vi tilbyder også kommunespecifikke ad hoc-analyser og indblik i transaktionsdata som fx antallet af fakturaer. Styrken ved analyserne er, at kommunerne får mulighed for at sammenligne sig med andre, og mange bruger analyserne aktivt – både som styringsværktøj og afsæt for nye politikker og strategier,” siger Signe Lynggaard Madsen.
Kommunerne løser i store træk de samme opgaver, og derfor kan SKI bruge deres indkøbsdata til at skabe sammenlignelighed og indsigt.
“Det hjælper kommunerne til at identificere indkøbsområder, hvor de kan sætte ind for at opnå økonomiske gevinster, købe grønnere ind og spare tid på indkøbet, som de ansatte kan bruge på deres kerneopgaver som fx ældrepleje, borgerservice og undervisning,” forklarer Signe Lyngaard Madsen.
Data som grundlag for spørgsmål
Lokale forskelle kan ifølge Signe Lynggaard Madsen slå igennem på de data, som SKI modtager fra den enkelte kommune.,
“Vi oplever ofte, at der ligger konkrete lokale prioriteringer bag forskellene mellem kommunerne, fx et daginstitutionsbyggeri som øger udgifterne på byggeområdet ift. de andre kommuner. Andre gange kan der være god grund til at kigge nærmere på, hvor man fx adskiller sig fra sammenlignelige kommuner, og hvor et øget fokus på compliance eller ændrede indkøbsvaner måske kan skabe større råderum,” forklarer Signe Lynggard Madsen.
Her understreger hun, at data er grundlaget for at stille spørgsmål, og at data ikke er svaret i sig selv.
Pointen er, at tallene ikke kan bruges som facitliste, men som spejl: Hvor er en kommune stærk i sit indkøb, hvor halter den bagefter og hvad kan den gøre?
Analyseenheden er altså mere end en motor der forarbejder data, den er også en slags radar, som spejler, det de offentlige indkøbere potentielt ville overse.
Data er beskyttede
SKI’s fokus er først og fremmest at hjælpe de offentlige organisationer og det sker bl.a. gennem deres analyser via analyseenheden, men de her data er ikke tilgængelige for offentligheden. Det står meget klart, da vi spørger ind til, om vi som medie kan få lov til, at dykke ned i den guldgrube af data, SKI besidder.
“SKI indsamler og behandler kommunernes indkøbsdata som led i et frivilligt samarbejde, hvor kommunerne betror os deres data på baggrund af databehandleraftaler, som juridisk regulerer, hvordan data må anvendes og deles,” svarer Signe Lynggaard Madsen.
Når det gælder SKI’s egne data over indkøb på SKI-aftalerne, skal organisationen tage hensyn til leverandørerne og deres konkurrenter, og derfor er det af konkurrencehensyn begrænset, hvad organisationen kan offentliggøre.
Får man konkrete forespørgsler fra andre end dem der er med i indkøbsdatasamarbejdet, forsøger SKI at hjælpe i det omfang, det kan lade sig gøre, inden for de rammer der nu er.
Fakta: SKI – Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
- Stiftet: 1994 af KL og Finansministeriet
- Ejerskab: 55 % KL, 45 % Staten
- Omsætning via aftaler: 14,3 mia. kr. (2023) → knap 16 mia. kr. (2024)
- Kommunernes råderum: 2,3 mia. kr. (2023) → 3,9 mia. kr. (2024)
- Medarbejdere: ca. 155 (2023), og 190 i 2025
- Hovedsæde: Valby, i et tidligere fabriksanlæg
