Datatilsynets kontrol af fire jyske kommuners omgang med databehandleraftaler i oktober 2018 og efterfølgende kritik satte skub i et stort antal kommuner, så man her i oktober fire år efter kunne åbne ”Det fælleskommunale databehandlersekretariat” (DBS) i Viborg.
Den udløsende faktor for sekretariats tilblivelse var Datatilsynets kritik af de to jyske kommuner Randers og Viborg. De fik nemlig under et år efter indførslen af GDPR-forordningen den 25. maj 2018 en alvorlig kritik og påbud.
Situationen, der opstod efter Datatilsynets kritik, fik kommunaldirektøren og borgmesteren i Viborg til at starte en dialog med KL om, at det er langt ude, hvis hver enkelt kommune skal være alene om at håndtere de krav, som Datatilsynet rejser i forhold til databehandleraftaler.
Oceaner af timer der kan spares
I dag er det meget sjældent, at der kun er én leverandør til ét system. Der er i reglen en hovedleverandør, som så outsourcer dele af udvikling og drift til andre leverandører. De kaldes for “underdatabehandlere”. Her skal it-cheferne sikre sig, at hovedleverandøren, der har ansvaret for databehandleraftaler med underleverandørerne, også påtager sig det ansvar. Det er med andre ord en lang kæde af databehandleraftaler afhængigt af, hvor små eller store it-systemerne er.
“Det er spild af god tid, og hvis man ikke gør noget, ender det med, at 98 kommuner løser det hver for sig. Jeg har store forventninger til, at vi kan løse denne opgave langt mere effektivt. Desuden bliver det kvantitativt og kvalitativt langt bedre, når det løses i fællesskab,” siger It- og digitaliseringschef Erik Sørensen, Viborg Kommune til Magasinet KITA.
Erik Sørensen er bestyrelsesformand i foreningen bag det fællessekretariat, der fremover skal betjene de 62 medlemskommuner.
“Der ligger 370 databehandleraftaler i den pulje. Det er oceaner af timer, der bliver sparet i kommunerne ved, at sekretariatet gør det,” siger Erik Sørensen.
Erik Sørensen understreger, at kommunerne ikke kan fralægge sig dataansvaret ved at melde sig ind i foreningen. Men databehandlersekretariatet kan spare mange timer i hver kommune ved at løfte opgaven.
Skal ikke bruge tid på Chromebook-sagen
Umiddelbart skulle man tro, at sager som den med Chromebook vil ligge lige til højrebenet for den nye sekretariatschef Henrik Houmøller Sprøgel, men det er det ikke. Den overlader han til Kommunernes Landsforening. Heller ikke konflikten om Aula’s brug af Amazons cloud-tjeneste står i første række. Det er en sag mellem Kombit, Netcompany og Datatilsynet, fremgår det af DIGITECH.
De her sager er naturligvis ikke uinteressante for Henrik Houmøller Sprøgel og hans fire medarbejdere, men Henrik Houmøller Sprøgel mener ikke, at kræfterne bliver brugt bedst ved at involvere sig i de verserende konflikter omkring de systemer på nuværende tidspunkt.
”Lige nu er planen, at vi holder os ude af sager som dem, der kører med Aula og Google Workspace og lade dem blive afklaret med de sagers parter. Der kan selvfølgelig dukke noget op i vores behandling af systemerne, som kan ændre på den beslutning, men som udgangspunkt er det ikke noget, vi går ind i,” siger Henrik Houmøller Sprøgel til DIGITECH.
På sigt skal alle have samme databehandleraftale
Men hvad er det så sekretariatet skal arbejde med, hvis det ikke skal hjælpe kommunerne med at feje krisesager væk fra borgmesterkontoret?
Ifølge OS2Kitos, som er det system kommunerne bruger til at danne sig overblik over deres it-systemer, tæller listen af relevante it-værktøjer pt 400 styks, Ifølge DIGITECH. Der er mildt sagt rigeligt at gå i gang med
Her i starten kommer der til at være fokus på ensretning af de forskellige it-systemer, som kommunerne anvender til behandling af persondata.
Men det er ikke alle systemer, at Henrik Houmøller Sprøgel og hans lille team tager under deres behandling. For at et system kan kvalificere sig til et eftersyn fra databehandlersekretariatet, skal mindst 20 af de 62 tilmeldte kommuner bruge det.
Det er grundlæggende planen, at alle medlemskommunerne skal over på den samme databehandleraftale, hvilket betyder, at der bliver et større forhandlingsarbejde for DBS, men i første omgang handler det om at danne sig et overblik over de forskellige aftaler, som kommunerne sidder med.
Fik hjælp af eksternt advokatselskab
Det er advokatpartnerskabet Horten der har bistået KL og de 62 kommuner med etableringen af partnerskabet. Indledningsvis beskrev Horten en række af de mulige organisationsformer.
På den baggrund blev det efterfølgende besluttet at etablere Det fælleskommunale databehandlersekretariat (DBS) som en forening.
Når man valgte foreningsformen, er det blandt andet, fordi foreninger er en velkendt måde at samarbejde på i kommunalt regi, men også på grund af foreningsformens fleksibilitet, fremgår det af Ret & Indsigt.
Om DBS
Formålet med DBS er at sikre en ensartet praksis og styrke kompetencerne på det kommunale databehandlerområde og at sikre en bedre forhandlingsposition for medlemskommunerne. Konkret indebærer det, at foreningen skal bistå medlemskommunerne med:
- Tilsyn og kontrol med de databehandleraftaler, som medlemskommunerne har indgået med leverandører og samarbejdspartnere.
- Forhandling af databehandleraftaler på vegne af medlemskommunerne, herunder risikovurderinger af de databehandlinger, som aftalerne vedrører.
- Ovenstående er under forudsætning af, at mindst 20 medlemskommuner har aftale med samme leverandør/samarbejdspartner; de små aftaler, som færre medlemmer har indgået, håndteres fortsat af kommunerne selv. Enhver dansk kommune kan blive medlem af foreningen.
Aktuelt har 62 kommuner meldt sig ind i foreningen og de betaler kontingent efter fire kategorier, hvor den enkelte kommune placeres ud fra indbyggertal.
