Opråb: Lad os skabe en udbudskultur med udgangspunkt i virkeligheden

Del artiklen:
Genbrug er ikke altid den rigtige løsning.
Genbrug er ikke altid den rigtige løsning. "Med så massivt et politisk fokus på, hvad offentligt indkøb kan løfte, kan det undre, at vi igen og igen ser udbud med ”genbrugsmaterialer,” lyder det fra udbudsekspert Anja Piening - Foto: Nils Lund Pedersen/NF/Ritzau Scanpix/Ida Guldbæk Arentsen/Ritzau Scanpix/presse

Med et massivt politisk fokus og et hav af forventninger til hvad offentligt indkøb kan løfte af dagsordener, kan det undre, at vi igen og igen ser udbudsmaterialer, som er ”copy paste”. Skyldes det dovenskab hos udbudskonsulenterne, frygten for fejl eller manglende ledelsesmæssig forståelse?

Af partner og advokat, Anja Piening, NP advokater.

I Danmark køber vi årligt ind for ca. 380 mia. kr. i offentlig sektor. Langt størstedelen af disse indkøb er reguleret af udbudsreglerne, og skal gennemføres efter afholdelse af et EU-udbud.

Samtidig er der politiske forventninger om, at de enkelte udbud genererer besparelser samtidig med, at de tilrettelægges under hensyntagen til blandt andet klima og bæredygtighed, arbejdsforhold, ligestilling, økologi, uddannelser (krav om lærlinge), er innovative osv.

Herudover er der de almindelige fælleskommunale, -statslige eller -regionale indkøbspolitikker og indkøbsstrategier, som der ligeledes skal tages hensyn til.

Dovenskab og uduelighed?

Med så massivt politisk fokus og så mange krav og forventninger til hvad offentligt indkøb kan løfte af dagsordener og besparelser, kan det undre, at vi igen og igen ser udbud med ”genbrugsmaterialer”.

Læs også:
Indkøb bliver ikke Statsministerens mærkesag i valgkampen

Hvorfor ses det igen og igen, at udbudsmaterialet ikke har et klart defineret formål, at der ikke er overblik over markedet, priserne, løsningerne, udfordringerne? Hvorfor er der mere fokus på at sikre, at der i kontrakterne er håndtag nok at slå leverandørerne med, hvis de ikke overholder kontrakten, end der er fokus på, at kontrakten faktisk regulerer det, den skal?

Er den gennemsnitlige udbudskonsulent bare uduelig og doven? Er der for langt fra politik og ned til den enkelte indkøbs- og udbudsafdeling? Er der ikke nok ledelsesmæssigt fokus på indkøb og udbud eller hvad skyldes dette markante gab mellem de overordnede formulerede formål, ønsker, krav og behov og det, der sker i praksis?

Nulfejlskultur, udbudskultur og forældede traditioner

Jeg tror at der er flere årsager til, at det gennemsnitlige udbud ikke er særlig præcist udformet, ikke passer til det marked det skal udbydes i, ikke har et klart defineret formål (ud over overholdelse af udbudsreglerne) og ikke nødvendigvis har en kontrakt, der passer særlig godt, til det der i virkeligheden skal reguleres.

Jeg tror ikke, at det handler om uduelighed eller dovenskab i udbudsafdelingerne. Jeg tror heller ikke, at det handler om uvilje eller manglende evne til at tænke ud af boksen eller se strategisk på de udbud der skal gennemføres. Men jeg tror, at det bunder i generel frygt for at lave fejl, der kan medføre en tur på forsiden af avisen, en dårlig udbudskultur, elendige traditioner, underbemanding og manglende ledelsesmæssig forståelse for, hvad der skal til for at lave et godt og gennemarbejdet udbud, der rammer skiven.

Fire steder vi kan gøre bedre

For det første er der en enorm angst for at de offentlige ordregivere bliver fanget i en (eller flere) fejl, særligt hvis det kan resultere i en klagesag. Den politiske bundlinje er ekstremt vigtigt, og derfor bliver det vigtigt at undgå sager, som kan skade den politiske ledelse, dvs. kommunaldirektøren, borgmesteren eller ministeren. Dette har udmøntet sig i en nul-fejls kultur, som, paradoksalt nok, medfører hyppigere fejl, fordi de mennesker, der skal gennemføre udbuddene, ikke tør prøve udbudsværktøjskassen af, men i stedet falder tilbage på genbrug af tidligere udbudsmaterialer, som ikke er udarbejdet til det konkrete udbud. Særligt hvis materialet tidligere har været anvendt uden at det har medført klagesager.

For det andet lever princippet ”tillid er godt, men kontrol er bedre” stadig i bedste velgående, hvilket medfører, at der ikke delegeres den beslutningskompetence og det ansvar som giver mening, og som udvikler og motiverer udbudskonsulenterne til at gå fra ”udbuds-fabrik” til innovative og strategiske udbud.

For det tredje er der mere fokus på kvantitet end kvalitet. Og manglende tid til fokus og til både at tænke ud af boksen, udarbejde et godt materiale og at lytte til – og handle på – de input der kommer fra markedet, giver ikke gode udbud.

For det fjerde er udarbejdelsen af et udbudsmateriale efterhånden så svær og kompleks en øvelse, at hverken ordregiver eller tilbudsgiver kan finde rundt i det længere og alle taber overblikket.

Det starter med ledelse

Ting tager den tid, der er sat af til dem. Og løsningen er ikke nødvendigvis at forlænge den tid der bruges på at udarbejde et udbud. For i gennemsnit tager et udbud allerede meget længere tid, end hvad der burde være nødvendigt. Det er således mere et spørgsmål om hvad tiden bruges på.

Løsningen er heller ikke at starte fra nul hver gang, og dermed opfinde den dybe tallerken igen og igen.

Men det er nok på tide at se på udbudskulturen, og den øvelse starter med den øverste ledelse.

Lad os lave kulturen om, så vi går fra en nulfejls-kultur, til en kultur, hvor det vigtigste er, at udbuddet rammer behovet og markedet og hvor vi tør prøve rammerne af, for at sikre, at vi kommer frem til den bedst mulige løsning. Vi skal derhen hvor der gives ansvar, men hvor der også er plads til at lave fejl – den samme fejl skal bare ikke laves to gange.

Vi skal væk fra den slaviske arbejdsgang med frem og tilbageløb, lange godkendelsesprocedurer, manglende beslutningskompetence hos dem, der er udførende og for lidt tillid til den enkeltes kompetencer.

Lad os skabe en kultur, hvor vi tager udgangspunkt i virkeligheden frem for gamle materialer og jura. Lad os starte med at få defineret, hvad udbuddet egentlig skal løfte. Hvad formålet er, hvad forretningens behov er, hvilke krav der (politisk og på anden vis) er til den efterfølgende kontrakt, hvem der skal bruge aftalen bagefter, hvordan vi gerne vil købe ind, hvad vi gerne vil købe ind, hvordan markedet er skruet sammen, hvad priserne er osv., og så se ned i udbudsværktøjskassen for at vurdere, hvad det bedste værktøj er, for at ramme målet så præcist som muligt. Først derefter kan vi se på, om der er noget i de gamle materialer vi kan (gen)anvende.

Det samme gør sig gældende for kontrakten. Først skal vi få styr på hvad der skal købes og hvordan, hvad der virker og hvad der ikke virker. Hvilke værktøjer vi ønsker for at skabe incitamenter til at parterne i kontrakten arbejder i samme retning, og hvilke værktøjer der er brug for, hvis dette ikke sker. Dernæst kan vi fylde de øvrige nødvendige juridiske rammer på. Men en god kontrakt er ikke nødvendigvis en lang kontrakt. En god kontrakt er derimod en, som kan læses og forstås af dem der skal bruge den.

Løsningen er ikke

Løsningen er derfor ikke at blive ved at lave om i udbudsreglerne, eller at stille større og større krav til indkøb og udbud uden samtidig at lade rammerne følge med.

Hvis man vil have gode, innovative veltilrettelagte udbud, så kræver det et skifte i ledelsesmæssigt fokus, i de tildelte mandater og beslutningskompetencer og i den grundlæggende kultur. 

Så skal vi skabe udbudskonsulenter (uanset uddannelsesmæssig baggrund), som er teoretisk velfunderede, men som samtidig har opbakning til at tænke innovativt og strategisk, som gives ansvar og vises tillid. Som kender rammerne for deres arbejde, formålet med det de laver, og som kan se en mening med galskaben. Som ikke hele tiden bare presses mere og mere, men får frihed til at løse opgaven. De er nemlig hverken uduelige eller dovne – de får bare ikke lov at udleve deres potentiale.