”Udskyd tidsfristerne for sommerudbud med en uge!” Det er budskabet fra Dansk Erhverv i et debatindlæg i PolicyWatch.
Alene i ugerne 25 – 32 havde de offentlige udbydere sendt 322 udbud ud midt i den bedste ferietid, det fremgår af en analyse fra Dansk Erhverv der viser, at næsten halvdelen af de såkaldte sommerudbud har urealistiske tidsfrister der rammer, der hvor flest mennesker holder sommerferie.
Kritikken af de offentlige udbyderes placering af tilbudsfrister i sommerperioden er ikke ny, man kan snare kalde det en klassiker, for brancheorganisationerne har i flere år rejst netop denne problemstilling. Når analysen alligevel er interessant, hænger det sammen med, at der sker en bevægelse som kunne indikere at de offentlige udbydere er begyndt at lytte, men spørgsmålet er, hvad betyder det?
Sammenligner man med sommerudbuddene i 2021 med 2022, er der sket et fald på 16 pct. i andelen af udbud med tidsfrister i (uge 26-32). Ændringen skyldes, at andelen af frister i sommerferien (uge 26-31) er faldet markant med 19 pct., mens udbud med frist i ugen efter skolernes sommerferie (uge 32) er steget med 3 pct.
Mere tid vil give bedre tilbud
Med andre ord en mindre del udbydere har i stedet lagt afleveringspresset så tæt på skoleferien, som man kan komme uden, at det ligger direkte oven i ferien.
”Løsningen ligger heldigvis lige for og kan måske endda spare vores samfund penge. Hvis vi udskyder fristen på sommerudbuddene til uge 33, dvs. to uger efter skolernes sommerferie,” skriver Markedschef Morten Jung i sit indlæg.
Han peger på at sandsynligheden for, at virksomhederne har de rette nøglemedarbejdere til at skrive tilbuddene vil stige med kun en ekstra uge.
Med realistiske tidsfrister vil virksomhederne få de bedste forudsætninger for at udarbejde det bedst mulige tilbud til opgaven. Det gør det samtidigt lettere for det offentlige at vælge den rigtige leverandør, når tilbuddene er så fyldestgørende og retvisende som muligt. Det giver mest kvalitet for pengene, og samtidig bruges danskernes skattekroner på bedst mulig vis, mener man i Dansk Erhverv.
Man skal være opmærksom på proportionerne
Men hvordan ser foreningen af offentlige indkøbere (IKA) på forslaget?
”IKAs holdning er, at det klarer udgangspunkt bør være, at ordregiver i sin udbudstilrettelæggelse ikke placerer tilbudsfrister i sommerferieperioden. Både af hensyn til egne ansvarlige medarbejdere og ansvarlige medarbejdere hos tilbudsgivere,” skriver formanden for IKA, Jesper Langkjær, der også er udbuds- og indkøbschef for Fællesindkøb Midt.
Han peger samtidig på, at ved analysen fra Dansk Erhverv skal man være opmærksom på proportionerne i tallene. Omkring halvdelen af de 322 sommerudbud – svarende til 160 udbud – offentliggøres i sommerferieperioden. Som analysen også påpeger, er dette ikke i sig selv et problem, når der i rimelige tidsfrister.
Men tilbage står ca. 160 udbud med frist i sommerferieperioden. I det store billede med mere end 2.700 offentliggjorte danske EU-udbud (2019) svarer disse udbud til ca. 5% af alle udbud, ”hvilket berettiger til, at disse kan klassificeres som undtagelser,” skriver Jesper Langkjær til OPS-Indsigt.
En stigning på 12 % midt i industriferien
Det kan godt være, at man hos IKA ser de 160 udbud i et undtagelsesperspektiv, men for Jimmy Holst Rydahl, der er direktør for virksomheden Fortem Danmark, som hjælper virksomheder med udbud, er perspektivet et andet.
”Der har været over 100 offentlige udbud med tilbudsfrist i industriferien. Det er en stigning på 12 % flere end sidste år, ” siger han til OPS-Indsigt.
Industriferien ligger i ugerne 28-30. Altså lige i smørhullet af danskernes tungeste ferieperiode ifølge Danmarks Statistik og her har de offentlige ordregivere altså placeret over 60 pct. af de udbud, der har tilbudsfrist i sommerperioden. Noget tyder altså på, at selv om antallet af sommerudbud er faldet siden 2021, så klumper de sig sammen i den tungeste ferieperiode.
Jimmy Holst Rydahl har de sidste uger talt med flere virksomheder, som helt har undladt at byde fordi fristen er i sommerferien. Virksomhederne kan ikke finde ressourcer i ferien, få priser ind fra underleverandører eller udvikle løsninger, påpeger han.
Undgå udbud i bunker
Jimmy Rydahl står ikke alene med sine praktiske erfaringer med sommerens udbud
Sussi Kristine Abildgaard der grundlægger af virksomheden RApohr som giver tilbudsrådgivning har tilsvarende betragtninger.
Hun konstaterer ganske nøgternt på LinkedIn, at det ville klæde kommunerne, i deres bestræbelser for lige konkurrence og god kvalitet i tilbud, at tænke over, hvornår de udsender deres udbud, undgå at udsende udbud i juli måned og måske endda lige tale sammen, så de ikke sender udbud i bunker til samme bydere.
Det kunne nemlig give nogle udfordringer, hvis mindre markedsaktører over en kort tidsperiode stod med fire deadlines på en uge, som det er tilfældet her i sommer hvor 8 kommuner har sendt el-ladestandere i udbud.
Ydre omstændigheder kan være årsagen
Jesper Langkjær mener dog ikke at der er tale om, at der fra ordregiverside ligger et kontrolleret valg til grund for placeringen af tidsfristerne i sommerperioden, men at ydre omstændinger omkring udbuddet kan nøde ordregiver til at have tilbudsfrist i sommerferieperioden.
”Der kan f.eks. være tale om et genudbud som følge af en klagesag, hvor ordregiver ser sig nødsaget til at placere tilbudsfristen i sommerferieperioden for ikke at stå uden kontrakt eller minimere perioden uden aftaledækning. Eller der kan være tale om, at udbuddet implementerer en politisk beslutning uden elastik i tidspunktet for kontraktstart,” skriver Jesper Langkjær.
