Klagestrøm klemmer offentlige udbydere ind i et hjørne bag en mur af regler

Del artiklen:
”Ingen af os har lyst til at begå en fejl og havne på en eller anden forside, så vi forsøger naturligvis at forsikre os mod klager,
”Ingen af os har lyst til at begå en fejl og havne på en eller anden forside, så vi forsøger naturligvis at forsikre os mod klager," siger administrerende direktør i SKI, Signe Lynggaard Madsen til OPS-Indsigt - Foto: Ulrik Jantzen​​

”Vi føler os nogle gange som skydeskive,” siger adm. direktør i SKI, Signe Lynggaard Madsen med henvisning til strømmen af klager. I et interview fortæller hun bl.a. hvorfor SKI foreslår, at man sætter et udbud på stand by, hvis der klages i processen og hvorfor hun annullere med stolthed.

Af Steen Houmark, redaktør af OPS-Indsigt, steen@nb-medier.dk

Signe Lynggaard Madsen, der er administrerende direktør for Staten og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) har i flere medier været ude med riven i forhold til de mange klager, som SKI oplever.

”De såkaldte procesklager skaber på den lange bane begrænsninger på markedet. Det er bare ikke i leverandørernes interesse,” siger Signe Lynggaard Madsen til OPS-Indsigt.

Læs også:
Udbud – Når du bliver slået hjem i ludo

Hun stiller samtidig spørgsmålet om, hvorvidt markedet virkeligt har lyst til at medvirke til at skabe et maskineri, hvor den offentlige sektor står forsigtigt og klemt over i et hjørne omgivet af en mur af regler og forbehold?

Det er udsagn som dette, der har fået flere debattører til enten at svare igen eller invitere til mere dialog, men hvorfor er det egentlig, at Signe Lynggaard Madsen rejser en debat om, at der klages unødigt meget og kan der være noget om snakken?

Ingen ønsker at begå fejl

”Hos os er klagesager så meget en del af virkeligheden, at når vi laver et udbud, så tænker vi allerede fra starten i mulige klagesager og hvordan vi forsikrer os mod det” siger Signe Lynggaard Madsen til OPS-Indsigt.

Denne effekt understreges af de mange advokathuse der udgiver nyhedsbreve, der oversætter og kommenterer diverse kendelser, og hvad det betyder. Tolkningen af klagesagerne betyder tit en indskrænkning af det den offentlige udbyder kunne opfatte som sit råderum.

 ”Vi føler os som offentlige ordregivere nogle gange som skydeskive,” siger Signe Lynggaard Madsen med henvisning til strømmen af klager og fortsætter. ”Ingen af os har lyst til at begå en fejl og havne på en eller anden forside, så vi forsøger naturligvis at forsikre os mod klager og det gør det desværre mindre fleksibelt,” siger hun.

På den led peger Signe Lynggaard Madsen på en af de omdiskuterede udfordringer ved offentlige udbud. Nemlig udbyders fleksibilitet og her stikker hun en pind i såret, nemlig tilbudsgivers ret til at klage.

Men hvor mange klager drejer det sig egentligt om og hvad vil hun gøre ved det?

Mange klager, men kun få holder vand

Hvert år udbyder SKI ca. 10-15 indkøbsaftaler og Klagenævnet for Udbud har de sidste 10 år behandlet 63 klager indgivet i forbindelse SKI’s udbud. Klagerne har været bredt fordelt på indkøbsområder og brancher. 

”Men kun i fire sager har klager fået medhold,” påpeger Signe Lynggaard Madsen.

Hun oplever altså forholdsmæssig mange klager, der ikke holder vand, når det kommer til stykket. Selvom der er mange klager, så er det ikke sådan, at hun agiterer for, at vi skal afskaffe klagesystemet – tværtimod.

”Jeg har en rigtig stor tiltro til vores klagesystem, som sikrer, at der ikke er urent trav, så der skal være mulighed for at klage og påpege uretfærdigheder,” siger Signe Lynggaard Madsen.

Sæt udbudsprocessen på stand by

Det hun er træt af, er de typer af klager, hvor man bare ledere efter en lille procesfejl, så udbuddet kan gå om. Også selv om det ikke ville have ført til et andet resultat, hvis fejlen ikke havde været der. ”Det er de her procesklager, jeg egentlig er ærgerlig over,” siger Signe Lynggaard Madsen.

Derfor har man fra SKI`s side i forbindelse med muligheden for at komme med ændringsforslag til udbudsloven foreslået, at man skiller klagerne ad i procesklager og resultatklager. 

”Så det vi lægger op til er, at det bør være muligt for tilbudsgiver at indgive en procesklage, hvis de midt i processen iagttager problemer med evalueringsmodellen eller andet i processen, som er uhensigtsmæssigt,” siger Signe Lynggaard Madsen.

SKI foreslår med andre ord, at man kan sætte en udbudsproces på stand by, hvis der indgår en procesklage medens Klagenævnet voterer. ”Herefter genoptager man så udbuddet med den justering, der måtte komme, hvis klageren får ret og sørger naturligvis for at give fristforlængelser mv,” forklare Signe Lynggaard Madsen.

Når udbuddet så er gennemført, mener hun, at det ville være mest rigtigt, at man her kun kan klage over, hvorvidt der har været forskelsbehandling eller en forkert vurdering, der har ført til et forkert resultat.

”Vi vil herved se færre af de her klager, der alene har til formål at få et udbud til at gå om, eller hvor tilbudsgiver opdager, at man ikke lige havde spidset pennen godt nok i processen og skrevet det bedste tilbud,” siger Signe Lynggaard Madsen.

Gevinsten ved den model Signe Lynggaard Madsen præsentere er, at man får fat i de helt svære klager på et tidspunkt, hvor udbyder kan gøre noget ved dem. Det vil sige samspillet mellem tilbudsgiver og udbyder får en øget dynamik. Samtidig undgår alle tilbudsgivere at spille en masse tid, og i gevinst får de udviklet udbuddene.

Annullere med stolthed

Men når SKI nu faktisk vinder alle de her klagesager, handler det så ikke bare om at de annullerer udbuddene før tilbudsgiver kan nå at klage?

”Det er meget sjældent, at et udbud bliver annulleret efter tildelingen,” siger Signe Lynggaard Madsen og fortsætter.

”Men dette gælder ikke under selve udbudsprocessen i SKI. Jeg trækker helt sikkert annulleringskortet oftere end de fleste. Det skyldes, at vi gerne vil lytte til det input vi får under spørgsmål-svar processen. Nogle gange vil det kræve ændring af udbudsmaterialet, som kan blive betragtet som grundlæggende. Derfor er vi nødt til at annullere, hvis vi vil tilpasse udbudsmaterialet så vi kan få en bedre aftale for alle parter,” siger Signe Lynggaard Madsen

Hun peger på, at alle – både ordregiver- og tilbudsgiversiden – ønsker en ændring af udbudsloven, der giver mulighed for at lave ændringer i udbudsprocessen.

”Men indtil det måtte blive en realitet, vil jeg annullere med stolthed, fordi vi hellere vi lave nogle gode aftaler for det offentlige ved at lytte til tilbudsgiverne i stedet for bare sidde med hænderne for øjnene og ikke forhold os til inputtet,” siger Signe Lynggaard Madsen

Hun overvejer, at når mange offentlige ordregivere måske annullerer mindre end SKI, så kan det hænge sammen med, at det ofte trækker overskrifter og fører til kritik i medierne. Det kan være en opmærksomhed, man gerne vil undgå. 

Vil du læse resten af artiklen?

Prøv OPS-Indsigt i 4 uger gratis og få adgang med det samme
Eller log ind nedenfor

Glemt adgangskode - lav en ny her