Rigsrevisionen: Store omkostninger når staten køber ind

Af Uffe Gardel, uffe@nb-medier.dkUnødvendigt detaljerede og komplicerede udbudsprocesser betyder, at staten og private virksomheder årligt bruger kæmpebeløb på at gennemføre offentlige indkøb. Det fremgår af en beretning fra Rigsrevisionen.Rigsrevisionen har undersøgt en række stikprøver på indkøb, både EU-udbud og annoncerede udbud, og i en række tilfælde var omkostningerne ekstreme, når man medregner timeforbruget hos alle de virksomheder, som har budt på leverancen.“I 4 ud af 25 EU-udbud og i 6 ud af 17 annonceringer er de samlede omkostninger således estimeret til mere end 50 % af indkøbets værdi. Det er særligt mindre indkøb med mange tilbudsgivere, der har høje samlede omkostninger. Konsekvensen er, at en stor andel af indkøbets værdi bruges på administrative processer,” skriver Rigsrevisionen.Det kan betyde, at problemet er relativt større i den kommunale sektor, siger Per Nikolaj Bukh, professor i økonomistyring ved Aalborg Universitet.“Som udgangspunkt må det være samme billede og samme dynamikker hos kommunerne. En kommune kan være lige så stor som en statslig styrelse, men kommunerne er konglomerater, så inden for hvert enkelt område, der udbydes, er de formentlig mindre end statslige udbydere. Så deres udbud er på den ene side mindre komplicerede, og på den anden side bliver de ramt af problematikken for små udbud,” siger han.Store omkostningerRigsrevisionen når frem til, at de samlede omkostninger i gennemsnit er 17 procent af indkøbets værdi for de udvalgte EU-udbud og 38 procent for de udvalgte annonceringer.En undersøgelse, som Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen offentliggjorde i april, viste langt lavere omkostninger og betegnede transaktionsomkostningerne som “moderate”. Men Per Nikolaj Bukh gør opmærksom på, at Rigsrevisionen dels har udeladt bygge- og anlægsprojekter og analyserer EU-udbud, som er mindre end dem, der indgår i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens rapport,  dels har Rigsrevisionen medtalt omkostningerne hos alle de virksomheder, som har budt på en opgave. Der har i gennemsnit været cirka syv tilbudsgivere til EU-udbuddene og cirka fire til annonceringerne.Korrigeret for disse forhold siger de to rapporter faktisk det samme, siger Per Nikolaj Bukh. Som et hypotetisk regneeksempel kan man tage et udbud til 25 millioner kroner, hvor ordregiver har en omkostning på 239.000, mens i alt syv bydere hver har omkostninger på 139.000 kroner; de to beløb er de gennemsnitlige transaktionsomkostninger ifølge Rigsrevisionen. Det giver en omkostning for ordregiver på 1,2 procent af ordren, men de samlede transaktionsomkostninger bliver over fem procent. Er ordresummen mindre, bliver omkostningsprocenten højere, for et halvt så stort udbud er ikke nødvendigvis halvt så dyrt at gennemføre.Omkostningerne er særligt grelle ved såkaldte miniudbud. De undersøgte miniudbuds omkostningsprocent er i gennemsnit 48 ifølge Rigsrevisionen.Samfundets omkostningerOg det betyder store omkostninger for samfundet, som dog ikke nødvendigvis fremgår af de offentlige regnskaber.“Der er selvfølgelig en undergrænse for hvor meget, man kan nedbringe transaktionsomkostningerne. Men ingen får velfærdsydelser ved, at nogen skriver mange tilbud om det samme – det kommer der ikke nogen varme hænder ud af,” siger Per Nikolaj Bukh.“Konklusionen kunne måske være, at hvis man som offentlig ordregiver er meget fokuseret på egne transaktionsomkostninger, bliver de samlede omkostninger højere. Dialogbaseret udbud giver selvfølgelig noget højere omkostninger for ordregiver, og hvis man bruger tid på at undersøge markedet på forhånd, giver det også højere omkostninger. Men hvis det er med til at indsnævre feltet af bydere til nogle få relevante, så får man også nogle skarpere bud.”I et vist omfang vil bydernes transaktionsomkostninger ende med at blive overvæltet på priserne, men det er lettere at gøre for store virksomheder end for små, siger Per Nikolaj Bukh.“En konsulentvirksomheds timepris skal nødt også dække ikke-fakturerbare omkostninger. Det kan man bedre styre, hvis man er en stor konsulentvirksomhed, som løbende afgiver bud, og store virksomheder kan bedre styre deres kapacitetsomkostninger. Får de ikke en stor opgave, så har de bare færre konsulenter ansat.”Statsrevisorerne kræver omkostninger nedRigsrevisionen peger på en række muligheder for at bringe omkostningerne ned.“Ministerierne bør i højere grad overveje at afdække markedet og have dialog med leverandører, før de udbyder en opgave. Derudover bør ministerierne særligt ved udbud af tjenesteydelser have mere fokus på, at udbudsmaterialet og kravspecifikationen ikke indeholder unødvendige krav eller detaljer,” hedder det.Statsrevisorerne skriver i deres bemærkning til rapporten, at “ministerierne bør styrke indsatsen for at minimere transaktionsomkostningerne, når de gennemfører udbud, da dette vil medføre besparelser for både staten og den private sektor.”