De mødes, de netværker og de lytter i et break fra en dagligdag, hvor de skal sikre mest muligt for pengene og gode aftaler i det offentlige og private samarbejde.
Der er naturligvis tale om indkøberne i den offentlige sektor, der i denne uge mødte ind til IKA`s årlige konference, hvor de sammen med bl.a. 70 udstillere fra leverandørdanmark skaber det, som nogen har betegnet som de offentlige indkøbernes Mekka.
Vi har som tidligere år sat IKA`s formandskab stævne for at finde ud af, hvor indkøberne som gruppe bevæger sig hen ad, og hvad der i øvrigt rør sig.
Årets tema er bæredygtige og holdbare samarbejder i offentlige indkøb.
” Vi har tvistet årets trema bæredygtighed lidt i forhold til tidligere år, hvor vi i mere klassisk forstand har fokuseret på ydelsen og produktet. I år ser vi bæredygtighed mere bredt med fokus på samarbejdet i hele kæden,” fortæller Jesper Langkjær, der er formand, da han og næstformand Stine Mikkelsen sætter sig ved bordet.
Træt af retorikken
Til dagligt håndterer deres medlemmer indkøb for milliarder af skattekroner, men de færreste af os ved, hvem de er, de her krumtappe i den offentlige sektors såkaldte store indkøbsmuskel, der hvert år køber ind for over 400 milliarder kroner.
”Det overrasker mig til stadighed, at man bliver ved med at se på offentlig indkøb som én muskel af gigantisk størrelse med tilsvarende stor løfteevne, når virkeligheden er fragmenteret i tusindvis af små, mellemstore og store udbud og endnu flere indkøb, der ikke er fuld udbudspligtige.” siger Jesper Langkjær, der til daglig er chef for Fællesindkøb Midt.
Konsekvensen heraf er ifølge ham, at forventningspresset mod den offentlige indkøbsmuskel er ude af trit med den hverdag, som offentlige indkøbere i bred forstand færdes i.
Klemt mellem modsatrettede dagsordner
”Den almindelig indkøber bliver så at sige klemt mellem de store strategisk kommunikerede og ofte modsatrettede ønsker om fx økonomiske besparelser og grønne (innovative) indkøb og så de reelle muligheder for at understøtte disse store dagsordener i de faktiske indkøb.” siger Jesper Langkjær.
”Vi bliver mødt med de her forventninger om, at de offentlige indkøb skal være løftestang i forhold til flere dagsordner. Eksempelvis den grønne omstilling gerne med en snært af innovation og – ofte underforstået – med indkøb fra danske virksomheder, hvor vi samtidig skal indkøbe økonomisk og med et socialt fokus, så vi løser nogle af de klemmer eller dilemmaer, man står i rundt omkring i kommunen,” siger Stine Mikkelsen, der til daglig er chef for Udbud & Indkøb i Esbjerg.
Oven i det presser alle mulige andre dagsordner, som popper op, hvad enten det lige handler om forsyning eller sikkerhed.
”Det her er mere for at illustrere, hvor klemt indkøbsmedarbejderne er i alle de her dagsordner,” siger Jesper Langkjær
Og der er grænser for, hvad man kan opnå, til tider selv med den volumen, som fx. SKI repræsenterer.
Stort vækstvolumen på socialområdet
Men hvor bevæger indkøbsfunktionerne sig hen?
”På mange felter er vi jo i gang med tredje, fjerde eller femte generation af et givent udbud. Det til trods kan vi ikke slå sædvanetænkningen til, fordi verden omkring os er i bevægelse. Vi bliver derfor nødt til at justere sigtekornet efter denne bevægelse, så indkøbsbehovene kan blive dækket af de udbudte aftaler. Læg hertil at der er en stigende opmærksomhed på, hvordan indkøbsfaglige kompetencer kan understøtte indkøb af ydelser på det specialiserede socialområde.
”Jeg bemærker, at der er mange kommuner, der begynder at have fokus på de socialfaglige indkøb. Ikke med fokus på udbud, men som et område hvor indkøbsafdelingerne sammen med fagforvaltningen skal udvikle samarbejds- og forhandlingsmodeller. Fagforvaltningen har ofte svært ved at se værdien af at kunne trække på indkøbsafdelingernes kompetence og erfaringer, ” siger Stine Mikkelsen.
Hun har selv oplevet, hvordan hun og hendes medarbejdere har skullet arbejde for at skabe relationer på tværs i egen kommune, for at de har kunne blive accepteret og inviteret ind til de forløb KL har initieret omkring socialfaglige indkøb.
”Her er det lykkedes os at få optimeret på en række indsatser på socialområdet, hvor der er blevet arbejdet med 8 forskellige indsatser. Det betyder bl.a., at vi er gået fra at have bo- og opholdsstedets kontrakt til, at vi nu bruger vores egen kontrakt, som indeholder målepunkter for det, der skal ske med borgeren,” fortæller Stine Mikkelsen.
Skal sælge sig selv på tværs
Hun peger på, at der ligger en stor opgave for indkøbsafdelingerne i, at de så at sige sælger deres funktioner, kompetencer og viden som andet og mere end udbud. ” Vi kan jo via vores faglighed bistå med opsætning af kontrakter og læsning af eksisterende kontrakter, som kan skabe afklaring og kontraktopfølgning i samarbejdet med de private leverandører,” siger Stine Mikkelsen.
Både Jesper Langkjær og Stine Mikkelsen understreger nødvendigheden af, at de kommunale indkøbere øger relationsskabelsen med kollegaerne på velfærdsområderne, så man kan arbejde sammen om nogle af de enorme styringsudfordringer, der bl.a. findes på socialområdet.
”Og ideelt set inviteres vi til dialog, fordi en invitation udtrykker en nysgerrighed efter at vide mere om vores fagligheder,” siger Jesper Langkjær.
