Konsulentindsats hjalp kommune og øgede den administrative effektivitet

Med mere end 3.200 medarbejdere med forskellige ansættelsesforhold og overenskomster ligner kompleksiteten i Lejre Kommune mange andre kommuner. Her udgør løn en betragtelig del af kommunernes udgifter og præcis det understreger behovet for nøje afstemning og optimal håndtering af arbejdsgange.

Men når først det går stærkt, kan det være svært at følge med for regnskabsafdelingen, så man hele tiden er opdateret og ikke har uafklarede sager, der ligger og spøger.

Denne udfordring stod Team Løn over for i Lejre Kommune og det var en af grundene til at ledelsen valgte at indgå samarbejde med rådgivningsvirksomheden Azets, om at få gennemgået procedurer.

Casen er interessant, fordi der de sidste fem år har været et øget politisk fokus på at nedbringe de offentlige udgifter til eksterne rådgivere og konsulenter. I 2020 blev det besluttet, at kommunernes årlige udgifter til konsulenter skulle reduceres med 0,5 mia. kr. i 2021 stigende til 1,25 mia. kr. i 2025.

Dansk Erhverv spurgte i 2023 kommunale forvaltningschefer om konsekvenserne ved det politiske fokus på at spare på konsulenter. Her vurderede tre ud af fire forvaltningschefer (74 pct.), at deres kommune eller forvaltning i høj eller nogen grad har svært ved at indfri deres mål på vigtige områder i fremtiden, hvis de ikke får den eksterne rådgivning, de har behov for.

Arbejdsgange blev tydelige

I casen fra Lejre Kommune havde kommunen tidligere anvendt Azets for at få mere effektive arbejdsgange, så man kendte hinanden. Da den nye opgave skulle løses, var det derfor naturligt at fortsætte samarbejdet.

“Via fælles og struktureret gennemgang med Lejre Kommune har vi hjulpet med at tydeliggøre arbejdsgange og procedurer, som har øget præcisionen og reduceret fejl i lønafdelingen, som har øget effektiviteten. Hertil har vi tydeliggjort en række vigtige områder, som lønafdelingen tidligere har overset på grund af travlhed med daglig drift, siger manager Tina Søgaard fra konsulenthuset Azets, der var ansvarlig for opgaven hos Lejre Kommune.

”Det er afgørende, at man er villig til at forandre og nøje evaluere sine arbejdsgange, især når det kommer til økonomiske processer som lønadministration. Det er nøglen til at sikre, at vi effektivt kan håndtere de betydelige udgifter, som løn udgør i kommunen og minimere eventuelle fejl undervejs,” siger faglig leder Steen Lise fra Team Løn i Lejre Kommune.

Afdækningen med Azets mundede ud i en række forslag, der blev samlet til en plan for at forenkle processerne i den samlede indsats. 

”Samarbejdet med Azets har hjulpet os med at tydeliggøre arbejdsgange og procedurer, hvilket har øget præcisionen og reduceret potentielle fejl. Samtidig har vi oplevet en mærkbar stigning i effektiviteten. Vi har også fået øjnene op for vigtige områder, som tidligere blev overset på grund af travlhed med daglig drift,” siger Steen Lise. 

Fik et bedre overblik

Lejre Kommune stod undervejs over for en stor udfordring med afgangen af en nøglemedarbejder, der havde ansvaret for afstemningerne. Denne opgave blev derfor medtaget i forbindelse med oprydning og optimering af lønsektionens arbejde. 

”Medarbejderens afgang efterlod et væsentligt hul i den kritiske proces. Da afstemningerne ikke var opgaver, som alle medarbejdere var villige til at påtage sig og havde de nødvendige kompetencer til, besluttede vi hurtigt at outsource løsningen til Azets,” fortæller Steen Lise. 

Via gennemgang af 30 konti og oprydning i ældre sager blev afstemningsprocessen optimeret, mens nødvendige procedurer blev implementeret. Det foregik samtidig med indførelsen af KMD Digital Lønafstemning.

”Før samarbejdet havde vi gamle uafklarede sager tilbage fra 2015, som var en konstant kilde til bekymring. Nu fik vi skabt klarhed over vores revision. Med baggrund i faktuel information kunne vi afskrive omkring 1 million kroner og skabe bedre overblik over de reelle omkostninger. Det har givet ro på bagsmækken,” siger Steen Lise. 

Fortsætter teknologisk udvikling

Resultaterne har givet Lejre Kommune blod på tanden, så den nu fortsætter med at investere i teknologiske løsninger og digitale værktøjer for at optimere lønadministrationen yderligere.

”I dag arbejder vi med at integrere nye teknologiske løsninger og har blandt andet indført app-baserede løsninger og RPA (robotter). Kommunen er også involveret i et udbud med ti andre kommuner (DIGIT) om løn og økonomi, hvilket lover godt for yderligere forbedringer,” forklarer Steen Lise.