Kommune har tabt sag ved klagenævn om afslag på aktindsigt

Thisted Kommune har tabt en sag ved klagenævnet, hvor kommunen havde afvist en aktindsigtsanmodningen fra en leverandør på en rammeaftale med henvisning til ressourcereglen efter offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1.Her har kommunen, nemlig mulighed for at afvise en aktindsigt, hvis behandlingen af anmodningen nødvendiggør et uforholdsmæssigt ressourceforbrug for kommunen, men den gik altså ikke. Det fremgår af en kendelse afsagt i Klagenævnet for Udbud.Thisted Kommune har under klagenævnets behandling af klagesagen oplyst, at kommunen ved en umiddelbar fremsøgning af sager i kommunens ESDH-system fandt 14 sager, hvori der samlet lå 278 dokumenter.Thisted Kommune har desuden oplyst, at kommunen ud fra den indledende behandling af anmodningen vurderede, at det samlede tidsforbrug ville overstige ca. 25 timer, og at dette udgjorde et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Kommunen gav derfor Assemble A/S mulighed for at præcisere anmodningen. Dette efterkom virksomheden, fremgår det af kendelsen.Thisted Kommune tog herefter ikke initiativ til yderligere dialog med Assemble A/S, men meddelte den 5. oktober 2021 afslag på anmodningen om aktindsigt, hvilket førte til af Klagenævnet for Udbud modtog en klage den 12. oktober 2021.Rammeaftaler er licens til at sælge, men ingen garanti for salgSagen er interessant af flere grunde. Før det første fordi det ikke er usædvanligt, at eksempelvis tabende tilbudsgivere kræver aktindsigt i kommunernes behandling af tilbud. På den kommunale side betragtes dette ofte som en byrde og en træls arbejdsbelastning blandt andet fordi, der jo er fundet en leverandør.Endelig er sagen interessant fordi, det er ikke første gang, at Assemble A/S får medhold i klager rejst i nævnet. Tidligere har virksomheden haft sager ift. både Sorø og Herning kommuner med udgangspunkt i samme rammeaftale omend med andre omdrejningspunkter end aktindsigt.Denne sag forløber således, at Assemble A/S den 16. september 2021 anmodede Thisted Kommune om aktindsigt i materiale vedrørende udbud og tildeling af pladsanvisningssystem i Thisted Kommune i perioden fra 2014 til 2021. Af aktindsigtsanmodningen fremgår blandt andet: ”Assemble har i de seneste 10 år leveret et nyskabende pladsanvisnings- og kapacitetsstyringssystem til danske kommuner. Løsningen giver kommunerne helt nye redskaber til at øge borgernes tilfredshed inden for pladsanvisning og optimere kommunernes ressourceanvendelse.” Assemble A/S begrunder endvidere sin ansøgning med, at man dels ikke havde informationer om, hvorvidt kommunen havde haft et udbud på det pågældende felt, samtidig havde virksomheden i længere tid haft interesse for at tilbyde et nyskabende system til Thisted Kommune. Det skal her bemærkes, at virksomheden var særligt interesseret i oplysninger om kommunens direkte tildelinger på en SKI rammeaftale, som virksomheden var leverandør på, men det havde altså ikke givet nogen aftale med Thisted Kommune.Virksomheden stod med andre ord i en situation, som mange leverandører kender, når de har vundet en rammeaftale. De har i virkeligheden kun opnået licens til at sælge, men hvis kunden ikke ringer hvad så? Aktindsigt uanset dokumenternes omfangKlagenævnet bemærker indledningsvis, at Assemble A/S som fravalgt leverandør i forbindelse med den direkte tildeling på en SKI’s rammeaftale har en særlig interesse i at få aktindsigt i sagen. Thisted Kommune er derfor i almindelighed forpligtet til – uanset sagens eller dokumenternes omfang – at behandle Assemble A/S’ anmodning om aktindsigt, står der i kendelsen.Bemærk semantikken; ”i almindelighed og uanset sagens eller dokumenternes omfang.”Klagenævnet påpeger videre, at Thisted Kommune kan kun meddele afslag på aktindsigt med henvisning til ressourcereglen i offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1, hvor det ikke er muligt gennem dialog med leverandøren at konkretisere ansøgningen, men det gjorde virksomheden som bekendt i denne sag.Klagenævnet bemærker derfor, at Thisted Kommune ikke har indgået i en tilstrækkelig dialog med Assemble A/S om ansøgningen om aktindsigt. Kommunen har heller ikke godtgjort, at de sager og dokumenter, som kommunen har identificeret, har et sådant omfang, at kommunen kan afvise anmodningen om aktindsigt med henvisning til ressourcereglen.Klagenævnets afgørelse bliver på den led rammet ind på en sådan måde, at afslag på aktindsigt med henvisning til ressourcereglen kan kun ske som en ekstraordinær undtagelse og her kan både leverandører og kommuner passende have sagen mellem Thisted Kommune og Assemble A/S in mente.Klagenævnet har nu ophævet Thisted Kommunes afgørelse om afslag på aktindsigt og hjemvist den del af klagen, der lå inden for nævnets kompetence til fortsat behandling i kommunen.